У Группы компаний «Компьютеры и сети» филиалы расположены в 3 городах России — Новосибирске, Москве и Якутске. Дмитрий Рубченко, директор Группы, рассказывает о том, как, несмотря на разные города и часовые пояса, наладить коммуникации в коллективе, какие инструменты можно использовать и почему единое информационное пространство так важно для успешной и эффективной деятельности компании.

На примере нашей компании, в которой работают сотрудники из разных городов, расскажу, как мы объединяем команду и помогаем каждому чувствовать себя частью единого «организма».

Основные рабочие коммуникации мы строим через постановку задач в CRM-системе. Изначально это была программа по электронному документообороту собственной разработки, но через какое-то время мы поняли, что у нее есть недостатки. В связи с этим мы внедрили готовое решение — «Битрикс 24», которое адаптировали под свои задачи. Автоматизация взаимодействия между сотрудниками позволяет удобно и эффективно работать специалистам из разных городов.

Благодаря автоматизации задач менеджеры по продажам из Москвы или Якутска могут ставить задачи инженерам и специалистам по подбору оборудования из Новосибирска. Если сотрудникам необходимо задать какой-то вопрос, они могут сделать это в чате «Битрикса», по внутреннему или мобильному телефону, а также по видеосвязи.

Конечно, коммуникационные сложности имеются до сих пор. Некоторые сотрудники вместо того, чтобы создать задачу в «Битриксе», «по старинке» пишут коллеге в почту или звонят по телефону. Это неэффективно, поскольку не позволяет зафиксировать все нюансы и договоренности, отследить этапы выполнения задачи, подключить других сотрудников к согласованию.

Для проведения совместных совещаний мы внедрили во всех офисах решения для видеоконференцсвязи. А с началом пандемии возможность в любой момент присоединиться к видеоконференции стала обязательной для всех сотрудников группы компаний.

Личное неформальное общение тоже важно для формирования корпоративного духа. Мы выбрали для себя несколько инструментов.

• Во-первых, командировки. Мы поддерживаем перелеты сотрудников по рабочим вопросам, например, в рамках работы над одним проектом. Нередко сотрудники из Москвы или Якутска прилетают в Новосибирск и лично знакомятся с коллегами. Выстраивание «живых» взаимоотношений важно и играет большую роль в налаживании коммуникаций.
• Во-вторых, проведение общих мероприятий. Например, новогодний корпоратив 2021 мы провели в режиме онлайн, охватив все подразделения. Чтобы вовлечь людей в процесс, мы наняли профессионального ведущего, вместе с подрядчиком подготовили квиз, конкурсы, в том числе посвященные истории компании, увлечениям сотрудников. В итоге коллеги активно участвовали в онлайн-мероприятии, отвечали на вопросы и лучше узнали друг друга.
• В-третьих, ведение общих чатов, в которых мы делимся полезной информацией. Один посвящен рабочим моментам, а второй — развлекательный. Например, коллеги из Якутска часто присылают фотографии города, скованного морозами под 50 градусов. Когда была вторая волна коронавируса, мы помогали друг другу не только информацией, но и лекарствами. Коллеги из Москвы находили в аптеках препараты, которых не было в Сибири, и отправляли их службой доставки в Новосибирск или Якутск. Это еще больше сплотило команду. Кроме того, мы обязательно знакомим коллег с новыми сотрудниками и делаем рассылку в чате с краткой профессиональной биографией человека и информацией о его интересах.

Уже четыре года мы работаем в трех городах, но благодаря упомянутым инструментам мы смогли создать сплоченную команду, которая совместно решает даже самые сложные задачи в сфере системной интеграции.