Проект ГК «КОМПЬЮТЕРЫ И СЕТИ» | Внедрение СЭД на базе «1С:Документооборот государственного учреждения 8» для федеральной распределённой структуры

Направление и отрасль

1С: Франчайзинг, Госсектор

Заказчик

ФГУП «УВО Минтранса России»

Задача

В условиях масштабной распределённой деятельности предприятие столкнулось с необходимостью перехода на современную и гибкую систему электронного документооборота (СЭД).

Ключевыми задачами проекта стали:

автоматизация внутреннего документооборота на базе российского ПО;
организация эффективной групповой работы с документами и мероприятиями;
унификация процессов делопроизводства во всех филиалах;
снижение затрат на сопровождение и масштабирование системы;
полный отказ от устаревшей исторической СЭД.

Дополнительно важно было минимизировать риски избыточных доработок за счёт внедрения типового функционала без изменений конфигурации.

Результат

В качестве платформы специалистами ВЦ «КОМПЬЮТЕРЫ И СЕТИ» была выбрана система «1С:Документооборот государственного учреждения 8», полностью соответствующая требованиям Заказчика.

Проект был реализован поэтапно в течение 2022–2025 годов:

1 этап — внедрение на базовой площадке предприятия (Москва);

2 этап — пилотное внедрение в двух филиалах (Москва, Новосибирск);

3 этап — масштабирование на 7 филиалов по всей России.

В рамках третьей очереди выполнен полный цикл внедрения:

предпроектное обследование и разработка технического проекта;
унификация бизнес-процессов на основе предыдущих этапов;
установка и предварительная настройка типового функционала СЭД;
настройка видов и шаблонов документов;
первичное обучение пользователей и администраторов системы;
проведение приемо-сдаточных испытаний и опытно-промышленной эксплуатации.

На этапе реализации третье очереди были автоматизированы следующие функциональные блоки:

учет и обработка входящей и исходящей корреспонденции;
учет и обработка внутренних документов и организационно-распорядительной документации (ОРД);
ведение централизованного хранилища (архива) и документов предприятия.

Завершение третьей очереди проекта обеспечило полнофункциональную реализацию типового функционала СЭД в полном соответствии с требованиями технического задания и утверждённого технического проекта. В результате более чем в два раза были сокращены сроки подготовки, согласования, подтверждения, учёта и контроля документов. Создана единая база хранения данных, обеспечивающая прозрачность и управляемость документооборота. Проект также позволил полностью отказаться от использования устаревшей СЭД, повысив эффективность, надёжность и масштабируемость корпоративных процессов.

Всего в рамках проекта было автоматизировано 1000 рабочих мест.

Подробнее о реализованном проекте на сайте ВЦ «КОМПЬЮТЕРЫ И СЕТИ».

Изображение сгенерировано нейросетью.