1С: Франчайзинг, Госсектор
Группа компаний «КОМПЬЮТЕРЫ И СЕТИ»
Группа компаний «КОМПЬЮТЕРЫ И СЕТИ»
Направление и отрасль
1С: Франчайзинг, Госсектор
Заказчик
ФГУП «УВО Минтранса России»
Задача
В виду масштабной деятельности предприятия и необходимостью перехода на более современный и гибкий инструмент была поставлена задача по автоматизации внутреннего документооборота на базе программного продукта, позволяющего проводить групповую работу по организации мероприятий, работать с документами, планами, а также, снизить затраты на владение продуктом и масштабирование СЭД. В качестве основы для новой СЭД Заказчиком был выбран «1С:Документооборот государственного учреждения 8», так как данный программный продукт соответствует всем вышеперечисленным требованиям.
Результат
Специалистами компании ООО «ВЦ «КОМПЬЮТЕРЫ И СЕТИ» (входит в ГК «КОМПЬЮТЕРЫ И СЕТИ») был проведен анализ требований предприятия и сформирован план действий. Проект перехода на новую СЭД был разделен на две очереди:
• внедрение типового функционала системы;
• расширение функциональных возможностей СЭД за счет доработки типового функционала системы.
Данный подход позволяет снизить необоснованные затраты на доработку программного продукта по причине отсутствия у пользователей опыта работы в «1С:Документооборот государственного учреждения 8», обладающего широкими функциональными возможностями, но при этом, отличающегося от привычного функционала используемой СЭД.
В рамках первой очереди проекта был выполнен полный цикл внедрения системы, включая:
• Проведение предпроектного обследования;
• Установку и предварительную настройку типового функционала СЭД;
• Настройку видов и шаблонов документов;
• Первичное обучение пользователей и администраторов системы;
• Проведение приемо-сдаточных испытаний;
• Проведение опытно-промышленной эксплуатации в рамках внедренного функционала первой очереди.
В рамках первой очереди проекта были автоматизированы следующие функциональные блоки:
• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Использование ЭП в работе;
• ЮЗЭДО.
Вторая очередь проекта находится на согласовании и начнется с этапа составления списка актуальных задач по доработке СЭД, определенного с учетом детальных требований пользователей, зафиксированных в Отчете об обследовании и опыта работы пользователей, полученного в рамках первой очереди проекта.
Автоматизировано 100 рабочих мест. Система находится в промышленной эксплуатации с 01.06 2023 г.
Результатом завершения первой очереди проекта является реализация всех требований к типовому функционалу СЭД, определенных в Техническом задании к Договору и в утвержденном Отчете об обследовании. В результате существенно сократилось время на подготовку, согласование, подтверждение, учет и контроль документов, создана единая база хранения документов. СЭД подготовлена к выполнению работ в рамках второй очереди проекта и к масштабированию для подключения Филиалов.
