Специалистами компании ООО «ВЦ «КОМПЬЮТЕРЫ И СЕТИ» (входит в ГК «КОМПЬЮТЕРЫ И СЕТИ») был проведен анализ требований предприятия и сформирован план действий. Проект перехода на новую СЭД был разделен на две очереди:

• внедрение типового функционала системы;
• расширение функциональных возможностей СЭД за счет доработки типового функционала системы.

Данный подход позволяет снизить необоснованные затраты на доработку программного продукта по причине отсутствия у пользователей опыта работыв «1С:Документооборот государственного учреждения 8», обладающего широкими функциональными возможностями, но при этом, отличающегосяот привычного функционала используемой СЭД.

В рамках первой очереди проекта был выполнен полный цикл внедрения системы, включая:

• Проведение предпроектного обследования;
• Установку и предварительную настройку типового функционала СЭД;
• Настройку видов и шаблонов документов;
• Первичное обучение пользователей и администраторов системы;
• Проведение приемо-сдаточных испытаний;
• Проведение опытно-промышленной эксплуатации в рамках внедренного функционала первой очереди.

В рамках первой очереди проекта были автоматизированы следующие функциональные блоки:

• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Использование ЭП в работе;
• ЮЗЭДО.

Вторая очередь проекта находится на согласовании и начнется с этапа составления списка актуальных задач по доработке СЭД, определенного с учетом детальных требований пользователей, зафиксированных в Отчете об обследовании и опыта работы пользователей, полученного в рамках первой очереди проекта.

Автоматизировано 100 рабочих мест. Система находится в промышленной эксплуатации с 01.06 2023 г.

Результатом завершения первой очереди проекта является реализация всех требований к типовому функционалу СЭД, определенных в Техническом задании к Договору и в утвержденном Отчете об обследовании. В результате существенно сократилось время на подготовку, согласование, подтверждение, учет и контроль документов, создана единая база хранения документов. СЭД подготовлена к выполнению работ в рамках второй очереди проекта и к масштабированию для подключения Филиалов.